Existe una corriente tendente a demonizar los viajes corporativos,
catalogándolos de despilfarro, en un momento en el que la reducción de
costes resulta especialmente importante. Ocupan las portadas de los
diarios casos como el de los ejecutivos de Detroit volando a Washington
en jets privados para solicitar las ayudas del Gobierno.
Lo cierto es que las empresas necesitan
viajar en el día a día de su actividad comercial, y, aunque algunas
tecnologías como la videoconferencia pueden ayudar a prescindir de algún
desplazamiento, éstos siguen siendo de vital importancia para la
mayoría de las empresas.
Ahora más que nunca se trata de mantener
al máximo la productividad y obtener la máxima rentabilidad del viaje.
Las empresas hoteleras tratan de aumentar esa rentabilidad ofreciendo
productos como wi-fi, check-in Express, etc. que consiguen aumentar la
productividad de los mismos. Las agencias de viajes tenemos un campo de
actuación muy amplio para contribuir a aumentar la rentabilidad de los
viajes: conseguir para nuestros clientes el mejor precio.
Se discute mucho sobre políticas de
viaje, tarifas a utilizar y cómo involucrar a los ejecutivos en la
generación de ahorros. La realidad es que cuando estos ejecutivos viajan
a nivel particular, entran en Internet y contratan vuelos mucho más
baratos que cuando lo hacen por la empresa, luego ahorrar, y mucho, es
posible. Solo hace falta estar motivado y adoptar ciertos hábitos, en la
medida de lo posible.
Nuestra experiencia, así como los propios
comentarios y sugerencias de nuestros clientes, nos ha servido para
elaborar este decálogo: 10 reglas que pueden generar sustanciales
ahorros y mantener la actividad comercial con un 30 o 40% de ahorro en
gastos:
1) Usar las tarifas más baratas de Internet.
Un mismo asiento en un vuelo a Londres puede costar entre 50 y 1.000
euros. Puede complementar una tarifa económica con un seguro de
cancelación “todo-riesgo”, por un importe mínimo, por si no pudiera
viajar por cualquier causa. En cambio, si reserva billetes “por si
acaso”, sin tener las fechas claras, tendrá que buscar billetes muy
flexibles que se acercaran más a esos 1.000 euros del ejemplo anterior.
El uso de tarifas más económicas resulta rentable, aún cuando se tenga
que perder algún billete.
2) Reservar con anticipación.
Este punto está muy relacionado con el apartado anterior, ya que si
espera al ultimo día es muy posible que ya no existan tarifas económicas
y tenga que pagar un 100% más de lo que hubiera podido pagar reservando
10 días antes. Aunque en muchas ocasiones esto no es posible, sí que
muchas empresas tratan de concienciar a los viajeros sobre la
importancia de tener esta planificación en sus viajes; y de hecho
introducen estos parámetros en su política de viajes de forma que se
mide a los empleados en función de su cumplimiento. Una buena medida
consiste en obtener listados de anticipación media en las compras y
distribuirlo a los empleados, de forma que cada uno viajero vea como
esta contribuyendo o cuanto le falta para acercarse a la media de la
empresa.
3) Aprovecharse del “visual guilt” o “factor de culpabilidad” que le ofrece Internet.
En una agencia online el viajero ve todas las tarifas económicas de
todas las compañías en una sola pantalla. A un empleado le genera cierto
rechazo elegir una tarifa cara por ir en una determinada aerolínea si
en la misma pantalla se le muestra una alternativa un 80% mas barata.
4) Adaptar en lo posible su reunión a los mejores precios.
Si localiza una tarifa muy económica para estar en destino a las 10 de
la mañana, el hecho de comprometerse a estar a las 9 de la mañana le
puede suponer tener que pagar el doble por su billete. Si encuentra una
buena tarifa, reserve su billete, cierre la reunión y compre
posteriormente el billete. Incluso hay funciones en las webs que le
ofrecen información sobre el día mas barato para viajar dentro de una
semana o un mes. Si podemos visitar al distribuidor de Málaga el jueves
en vez del viernes y ahorrar un 30% del billete, ¿porque no hacerlo?
Muchas PYMES tienen ya en cuenta estas consideraciones.
5) No ceñirse a una aerolínea.
Las mejores webs en Internet le ofrecen objetivamente las combinaciones
de todas las aerolíneas para que el precio final sea el más bajo
posible. Ir con una y volver con otra puede dar muy buenos ahorros, ya
que se aprovechan las mejores ofertas de todas las compañías. Se habla
mucho de las compañías de bajo coste, pero constantemente estamos viendo
ofertas de aerolíneas regulares que baten los precios de cualquier
compañía “low cost”, ¡aprovéchelos también!
6) Definir claramente los objetivos de las reuniones.
No se trata de hacer menos reuniones, sino de que asista la gente
necesaria para cubrir los objetivos. En viajes de incentivos, la US
Travel Association recomienda que no haya más de un 10% de ejecutivos de
la firma patrocinadora.
7) Buscar las mejores ofertas de hoteles en Internet.
Aunque disponga de tarifas negociadas, en algunas ocasiones le puede
resultar conveniente beneficiarse de las promociones que las cadenas
hoteleras publican en Internet, tanto en sus propias webs como en las de
las agencias on-line. Otra buena opción es aprovecharse de las ventajas
en precio reservando vuelo + hotel.
Distribuir entre los empleados informes sobre costes medios en las principales rutas. Todos los que estén consistentemente por encima de éstos tratarán de bajarlos para adecuarlos a los que tiene su empresa.
9) Premiar y fomentar el ahorro entre los empleados.
Un incentivo económico en función del ahorro generado puede reducir los
costes de los viajes en gran medida y concienciar al viajero sobre la
adopción de las medidas necesarias comentadas anteriormente (reservar
anticipadamente, buscar entre todas las aerolíneas, adaptar las
reuniones, etc.). Resulta también muy efectivo el “ejemplo” que puede
dar un Director Financiero viajando en una “low cost” a Londres
10) Tratar de beneficiarse de los precios especiales que las aerolíneas sacan al mercado los fines de semana.
Las propias webs de las aerolíneas y las agencias on-line son las que
mejor suelen mostrar estas opciones. Muchas PYMES ya lo saben y se
conectan a Internet los domingos para reservar los vuelos de la semana.
Hoy en día todo el mundo reconoce que en
Internet se generan los mejores ahorros, pues es la solución usada
mayoritariamente para la búsqueda de viajes y vuelos particulares. Son
las empresas, y no solo las PYMES, las que todavía se aprovechan en
menor medida de estas ventajas.
Ciertamente hay dos asuntos muy
relacionados con toda la gestión del viaje dentro de las empresas y que
hay que valorar conjuntamente con el potencial ahorro de Internet: a)
las tareas administrativas y b) el control del gasto.
Se puede valorar el primer punto con el
siguiente ejemplo: Supongamos una empresa que gaste 200.000 euros al año
en viajes. La opción de usar Internet para sus viajes siguiendo algunas
de las normas expuestas anteriormente le puede proporcionar más de
50.000 € de ahorro, y solo debería encargarse de gestionar 50 facturas
individuales al mes (algo menos de un día de trabajo al mes).
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